De verborgen kosten van Azure Backup, deel 2

Retentiebeleid dat nooit meer is aangeraakt

Ergens in het verleden heeft iemand besloten: “We bewaren back-ups 365 dagen.” Misschien was dat een compliance-eis. Misschien een voorzorgsmaatregel. Misschien de standaard die de leverancier had ingesteld.

Die beslissing kost nu elke maand geld. 365 dagen retentie versus 90 dagen is een factor vier in opslagkosten voor diezelfde data.

Wat ik in de praktijk zie: organisaties bewaren back-ups veel langer dan hun eigen compliance- of herstelbehoeften vereisen. De reden? Niemand heeft de vraag gesteld: “Wanneer hebben wij de laatste keer een back-up van meer dan 90 dagen oud nodig gehad?”

Voor de meeste mkb+-organisaties is het antwoord: nooit. Of hooguit één keer in de afgelopen vijf jaar.

Tiered retention: de oplossing die weinig organisaties kennen

Azure Backup ondersteunt tiered retention: je kunt recente back-ups op snelle storage bewaren en oudere back-ups automatisch laten afkoelen naar goedkopere tiers (van Vault-Standard naar Archive).

Archive-tier kost ongeveer 80% minder dan de standaard vault-opslag. Voor back-ups ouder dan 180 dagen die je bewaart voor compliance maar zelden of nooit nodig hebt, is dat een flinke besparing.

Toch zien we deze configuratie zelden actief bij organisaties die wij doorlichten. Niet omdat ze het niet willen, maar omdat niemand er ooit bewust bij heeft stilgestaan.

De back-up die nooit getest is

Dan het onderwerp dat in elke FinOps-analyse terugkomt, maar zelden als kostenpost wordt gezien: het nooit testen van back-ups.

Dit klinkt in eerste instantie als een risicobeheervraagstuk. De twee zijn onlosmakelijk verbonden.

Een back-up die niet werkt, kost twee keer. Eerst betaal je maandelijks voor de opslag. Daarna betaal je bij een incident voor het handmatige hersteltraject, de downtime, de consultants die worden ingevlogen, en mogelijk de data die verloren gaat.

Er is ook een directe kostencomponent aan het testen zelf: restore-operaties genereren egress-kosten. Wanneer je een grote VM of database restored vanuit een back-up, zeker cross-region, kunnen die kosten oplopen tot honderden euro’s per test.

Het gevolg? Organisaties testen minder dan ze zouden moeten. Ze vermijden de kosten van de test en vergroten daarmee het risico op de véél hogere kosten van een echte restore.

De stille verdubbeling: back-up én Disaster Recovery voor dezelfde workloads

Een specifiek patroon dat we regelmatig zien: organisaties die zowel Azure Backup als een aparte Disaster Recovery-oplossing (zoals Azure Site Recovery) draaien voor dezelfde workloads, zonder dat dit een bewuste keuze was.

Back-up en DR zijn verschillende dingen met verschillende doelen. Back-up is voor herstel van data. DR is voor continuïteit van dienstverlening bij een volledige regio-outage. Voor sommige systemen heb je beide nodig. Voor andere is één van de twee ruim voldoende.

Wanneer beide actief zijn voor dezelfde VM’s, en dat treffen we bij meerdere klanten aan, betaal je dubbel. Niet per se voor niets, maar wel zonder dat er een bewuste afweging aan ten grondslag lag.

De optelling

Overzicht van de kostenvalkuilen uit deze tweedelige reeks: verkeerde storage tier (GRS versus LRS) is goed voor 40-50% van de onnodige back-upkosten. Overmatige snapshot-retentie: 30-40%. Vergeten vault-items: 10-20%. Te lang retentiebeleid zonder tiered archive: 20-40% extra. Geen gebruik van Archive-tier voor back-ups ouder dan 180 dagen: 30-60%. Ongewenste overlap tussen back-up en DR: situatieafhankelijk.

Organisaties met €5.000 tot €15.000 per maand aan Azure Backup-kosten besparen in onze ervaring structureel 25 tot 40% door deze punten systematisch door te lopen. Zonder concessies aan beschikbaarheid of compliance.

Grip begint met een eerlijk beeld

De meeste problemen die we in deze reeks hebben beschreven, zijn niet het gevolg van slechte beslissingen. Het zijn beslissingen die ooit goed waren, maar zijn verzand in blinde vlekken.

Azure groeit. Je organisatie groeit. Je back-upconfiguratie groeit mee, maar zelden in de goede richting. Grip krijgen begint met een eerlijk beeld van wat er draait, wat het kost en of het nog past bij wat je organisatie vandaag nodig heeft.

Dat is het probleem dat OptimaSure oplost. Binnen 30 dagen weet je waar je staat. Binnen 31 dagen begin je te besparen.

Klaar voor een eerlijk beeld van je Azure Backup-kosten? Plan een Azure Cost Scan. We kijken samen naar je omgeving en presenteren concrete besparingen.